Menghapus Kekacauan dari procurement management Anda

Meskipun bisnis Anda bisa mendapatkan banyak nilai dengan mengidentifikasi alasan di balik procurement management dan mengaturnya, mudah untuk terus mendorongnya lebih jauh ke bawah daftar prioritas karena Anda tidak tahu harus mulai dari mana.

Berikut adalah lima area yang akan didigitalkan untuk meningkatkan efisiensi proses pengadaan.

Alur Kerja Persetujuan
PO, PR, dan faktur yang membutuhkan persetujuan secara otomatis dirutekan secara digital, berdasarkan kumpulan aturan yang telah ditentukan sebelumnya yang Anda terapkan selama penyiapan awal. Aturan ini dapat diedit dan ditambahkan sesuai kebutuhan, kapan saja. Namun, membangun aturan yang cukup fleksibel untuk menangani berbagai pola alur kerja, berdasarkan elemen seperti struktur organisasi, liburan, nilai total, dan banyak lagi.

Pencocokan Tiga Arah
Ketika sistem menerima faktur, proses otomatis harus memeriksa entri duplikat, mengidentifikasi dokumen terkait (PO, tanda terima pesanan, dll.) Dan memvalidasi data. Data perlu divalidasi terhadap kebijakan dan aturan bisnis untuk memastikan kepatuhan. Sistem harus mencocokkan PO dengan penerimaan barang, dan dengan faktur, untuk memastikan bahwa hanya barang yang dipesan dan diterima yang dibayar. Setiap pengecualian harus secara otomatis diteruskan ke pemangku kepentingan yang sesuai untuk pemeriksaan dan penyelesaian.

Notifikasi
Proses pengadaan-untuk-pembayaran otomatis harus menghilangkan potensi kemacetan dalam proses pengadaan dengan mengirimkan pemberitahuan berdasarkan tugas atau ventilasi. Lansiran perlu dikonfigurasi sedemikian rupa sehingga memindahkan tugas di sepanjang aliran dari awal hingga selesai tanpa perlu tindak lanjut manual.

Integrasi
Sistem procurement management Anda harus digabungkan dengan sistem lain, seperti platform akuntansi Anda, sistem manajemen kontrak Anda, alat manajemen proses bisnis dan banyak lagi. Integrasi ini menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan kembali data ke dalam beberapa sistem untuk memperbarui informasi secara manual.

Penyimpanan
Menyimpan informasi vendor, kontrak, dan dokumen pembelian lainnya secara digital menghemat ruang dan menghilangkan kebutuhan untuk memelihara penyimpanan dokumen fisik. Memelihara sistem secara online dengan alur kerja digital memungkinkan akses cepat dan mudah ke riwayat pemrosesan penuh semua dokumen dengan jejak audit.

Untuk mencegah hilangnya tenaga, waktu, dan uang yang terjadi dengan proses pengadaan manual, organisasi perlu berinvestasi dalam platform otomasi digital untuk mendapatkan kendali dan visibilitas. Berinvestasi dalam platform otomatisasi memungkinkan bisnis untuk merampingkan, melacak setiap langkah, dan mempercepat setiap bagian dari proses pengadaan-untuk-pembayaran dari ujung ke ujung.

Manajemen pengadaan dengan alat seperti PurchaseControl tidak hanya membantu meningkatkan efisiensi proses tetapi juga membangun dan memelihara hubungan vendor yang lebih kuat. PurchaseControl memberi organisasi fleksibilitas untuk mengembangkan sistem yang bekerja dengan proses yang ada dan mendukung potensi pertumbuhan.

PurchaseControl menggunakan kombinasi alur kerja otomatis, pelaporan yang mudah, dan integrasi untuk mengotomatiskan proses procurement management, memberi Anda keuntungan finansial dan operasional yang besar.

Ketika perusahaan Anda memutuskan untuk berinvestasi dalam teknologi untuk merampingkan proses pengadaan melalui otomatisasi, itu harus ditugaskan ke manajer proyek yang akan menangani semua yang terkait dengan proyek secara keseluruhan. Ini memastikan semuanya berjalan semulus mungkin selama transisi ke sistem baru.

Leave a Comment